Jeśli pracujesz w pełnej księgowości i masz do czynienia z księgowaniem magazynu, to być może natkniesz się na coś, co nazywa się odchyleniami od cen ewidencyjnych. Brzmi to podręcznikowo i trochę strasznie, ale w praktyce, to po prostu różnica pomiędzy ceną, po której zaksięgowaliśmy zakup, a rzeczywistym kosztem zakupu towaru czy materiału.

Co to są odchylenia od cen?

Teraz wyobraź sobie taką sytuację:

• kupujesz materiały po różnych cenach, od różnych sprzedawców,
• masz faktury, gdzie raz płacisz 100 zł, innym razem 110 zł, a jeszcze przychodzi dostawa po 95 zł.

A w dokumentach magazynowych? Wszystko zawsze księgujesz po 100 zł, bo taka ustaliłeś cenę ewidencyjną. No i te różnice między ceną zakupu, a ceną ewidencyjną– raz plus, raz minus – księgowość musi złapać i rozliczyć.

W jakich cenach można przyjmować materiały i towary na magazyn?

No dobrze, to ustalmy jedną rzecz – bo często się zastanawiamy, skąd mamy wiedzieć po jakiej cenie przyjmować te towary/materiały na magazyn…

Przepisy rachunkowości przewidują kilka możliwości i przedsiębiorstwo samo ustala i zapisuje w polityce rachunkowości, z jakiej metody chce korzystać. Najczęściej spotkamy trzy podejścia:

• Cena nabycia – czyli dokładnie tyle, ile jest na fakturze wraz z kosztami ubocznymi zakupu (transport, ubezpieczenie, załadunek). To najdokładniejsza cena, ale też najbardziej pracochłonna jeśli jest dużo takich nabyć.
• Cena zakupu – sama wartość wynikająca z faktury od dostawcy, bez doliczania dodatkowych kosztów.
• Cena ewidencyjna – ustalana z góry i zapisana w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa. Może to być cena planowana, uśredniona albo historyczna. I właśnie przy tym rozwiązaniu pojawiają się odchylenia, które trzeba później rozliczać.

Którą opcję wybrać i dlaczego w ogóle stosuje się ceny ewidencyjne?

No właśnie, ktoś może zapytać: „Po co komplikować sprawę? Dlaczego nie brać zawsze rzeczywistych cen zakupu?”

Odpowiedź jest prosta: dla uproszczenia.

Bo wszystko zależy od skali działalności. Przy małej firmie lub wprowadzonych automatyzacjach, spokojnie można pracować na cenach rzeczywistych – jest prościej. 

Ale w praktyce, szczególnie w większych przedsiębiorstwach:

• zakupy są robione często,
• materiały i towary przychodzą w różnych cenach,
• a ewidencja magazynowa musi być prosta i szybka.

Dlatego ustala się jedną cenę ewidencyjną – np. średnią, historyczną czy planowaną na dany rok. Dzięki temu każdy dokument magazynowy jest spójny i czytelny. Dopiero na etapie księgowości wchodzi zabieg „uzgadaniania” tych różnic, czyli właśnie odchyleń.

Odchylenia dodatnie i ujemne

Teraz już wiemy, że jeśli księgujemy w cenie ewidencyjnej to księgujemy zawsze po stałej cenie, ale czasem możemy kupić towar po cenie wyższej, a czasem po cenie niższej.

No dobrze, ale co to oznacza w praktyce?

• Odchylenie dodatnie (Debetowe)– kiedy rzeczywista cena nabycia jest wyższa niż cena ewidencyjna.
• Odchylenie ujemne (Kredytowe)– kiedy rzeczywista cena nabycia okazuje się niższa niż cena ewidencyjna.

Jak księgować odchylenia?

Tutaj wchodzimy na grunt kont księgowych. Typowy schemat wygląda tak:

• materiały/towary przyjmujesz w cenie ewidencyjnej na konto zespołu 3 (np. „Materiały” albo „Towary”),
• odchylenia trafiają na specjalne konto korygujące, również z zespołu 3 : „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów i materiałów”.

Księgowanie wygląda więc dwutorowo:

1. PZ – Wprowadzasz materiał do ksiąg – w cenie ewidencyjnej,
2. PK – Różnicę między ceną rzeczywistą (z faktury)  a ewidencyjną (z PZ) wrzucasz na konto odchyleń.

Proste? Tak! Ale pamiętaj – to dopiero połowa zabawy.

Rozliczenie odchyleń

Odchylenia, które zaksięgujesz, nie mogą sobie po prostu „leżeć” w nieskończoność.

Jeśli materiały/towary są sprzedawane lub przekazywane do produkcji, odchylenia podążają za nimi. Ale jak? Trzeba je właśnie rozliczyć. 

Trzeba wyliczyć, jaka część odchyleń przypada na wydane towary/materiały i to fachowo nazywane jest narzutem odchyleń. 

W jaki sposób wyliczyć narzut odchyleń? 

No dobra, skoro już wiemy, że odchylenia trzeba rozliczać, pada kolejne pytanie: „A jak obliczyć, ile tych odchyleń przypada na wydane materiały?”

Do tego stosuje się właśnie tzw. narzut odchyleń. Można go obliczyć wg wzoru:

Brzmi matematycznie, ale w praktyce to proste 🙂

No dobra, przyznam Ci się szczerze, że ja nigdy nie mogłam zapamiętać tych wzorów, a to co mnie ratowało, to najprostsza proporcja matematyczna. Sprawdzi się zawsze i nie trzeba niczego zapamiętywać…

Najlepiej pokażę Wam to na przykładzie

• księgowanie:
  • Wn Pozostałe koszty operacyjne 5 zł.
  • Ma Odchylenia od cen ewidencyjnych 5 zł,

*od 01.01.2024 roku, zgodnie z nowelizacja UoR, rozchód sprzedanych materiałów ujmujemy na PPO i PKO.

Tipy!

• Narzut odchyleń księgujesz po przeciwnej stronie, od tych powstałych przy zakupie
  • Jeśli przy zakupie wyszły Ci odchylenia Dt, narzut księgujesz po Ct. 
• Nie wiesz na jakie konto ma pójść narzut odchyleń? Pamiętaj, żeby podążać za wydaniem materiału, czyli
  • Jeśli sprzedałaś materiały i wydanie zaksięgowałaś na PKO, to narzut odchyleń również pójdzie na PKO.

Co z odchyleniami w bilansie? 

Odchylenia od cen ewidencyjnych pokazujemy na osobnym koncie, które jest trochę jak taki „korektor” wartości naszych zapasów. Dlatego konto nazywane jest kontem korygującym. 

Co to oznacza?
Mamy w magazynie materiały wycenione po jednej, ustalonej cenie (cenie ewidencyjnej), ale rzeczywisty koszt bywa inny. Odchylenia pokazują tę różnicę. W bilansie pokazujemy zapasy, ale z uwzględnieniem ich „prawdziwej” wartości, bo odchylenia skorygują nam wartość zapasów na plus lub minus. Bo w sprawozdaniu zawsze chcemy pokazać tą prawdziwą wartość. 

Konto odchyleń od cen ewidencyjnych może mieć saldo debetowe lub kredytowe. I teraz ważna zasada, która pomaga nam poprawnie wyliczyć wartość zapasów:

• saldo debetowe (DT) dodajemy, bo oznacza, że rzeczywista cena za jaką kupiliśmy produkt  jest większa niż cena ewidencyjna — więc zapasy w bilansie muszą być podwyższone,
• saldo kredytowe (CT) odejmujemy, bo to sygnał, że cena ewidencyjna jest niższa niż rzeczywista cena zakupu — i trzeba obniżyć wartość zapasów.

Prosto, prawda? To zerknij teraz na nasz przykład!

Odchylenia od cen ewidencyjnych to nic strasznego. To naturalny efekt tego, że Ewidencja magazynowa to taki system, który działa sobie trochę na własnych zasadach i przyjmuje jedną, ustaloną cenę materiałów czy towarów. Tymczasem księgowość musi pokazać, ile faktycznie nas to kosztowało. Dlatego ważne jest, żeby pamiętać o kilku rzeczach:

– dokładne i prawidłowe księgowanie różnic między ceną ewidencyjną a rzeczywistym kosztem,

– systematyczne rozliczanie tych różnic, nie zostawianie ich na koniec roku,

– proporcjonalne dzielenie odchyleń na koszty (np. zużycia) i na zapasy (czyli to, co jeszcze mamy na magazynie).

Dopiero wtedy wszystko zagra w sprawozdaniu finansowym i pokaże prawdziwy obraz naszej firmy.