Zaczynasz pracę w pełnej księgowości i codziennie masz w głowie to samo pytanie: „czy ja na pewno robię to dobrze?”. To normalne – pełna księgowość na starcie potrafi przytłoczyć i przerazić. Powiem Ci jednak, że nie czujesz się tak dlatego, że jesteś za słaba i się do tego nie nadajesz, tylko dlatego, że nikt nie pokazał Ci pełnej księgowości w uporządkowany, logiczny sposób.

Poniżej pokażę Ci 6 błędów, które najczęściej popełniają początkujące księgowe. Co ważniejsze, wytłumaczę, dlaczego te błędy się pojawiają i jak je wyeliminować. Zobaczysz, że większość z nich nie wynika z braku wiedzy, tylko z braku systemu.

1. Księgowanie „bo tak ktoś powiedział”

To coś kto robi każdy na początku pracy. Ktoś pokazał Ci raz, jak zaksięgować dany dokument i od tej pory robisz to dokładnie tak samo. Nawet nie do końca wiedząc, dlaczego akurat trzeba to robić w ten sposób.

To częsty problem, bo na starcie nie ma czasu (ani odwagi), żeby dopytywać o mechanizm i wyjaśnienie za każdym razem. Problem w tym, że kiedy pojawi się dokument choć trochę inny niż wzorcowy, nie wiesz, co zrobić. Dlaczego? B nie zrozumiałaś zasady, tylko miałaś zapamiętaną konkretną fakturę.

Przykład: Księgujesz fakturę za usługę transportową zawsze na to samo konto, bo „tak było w poprzedniej firmie”. Aż trafia się faktura, w której transport jest częścią większej usługi kompleksowej. Nie wiesz, jak ją rozbić, bo nigdy nie zrozumiałaś różnicy między ksiegowaniem w cenie zakupu, a w cenie nabycia.

Jak tego uniknąć: Przy każdym nowym dokumencie zadaj sobie pytanie „a dlaczego właściwie tak to się księguje?„. Zrozumienie mechanizmu, a nie zapamiętanie schematu, to jedyna droga do samodzielności.

2. Mylenie kont – szczególnie przy opłatach bankowych

To błąd, który wygląda niewinnie, a potrafi zaburzyć obraz kosztów rodzajowych w firmie. Prowizja bankowa, opłata za prowadzenie konta i prowizja od kredytu to trzy różne rzeczy. Mimo to często lądują na jednym koncie „podatki i opłaty”, zamiast tam, gdzie faktycznie powinny.

Przykład: Opłata bankowa czy opłata za przelew – powinna trafić na konto usług obcych, nie na konto podatków i opłat. Jeśli wrzucisz ją w złe miejsce, zaburzysz wysokość kosztów rodzajowych, a to wpływa na to, jak czyta się cały RZiS.

Jak tego uniknąć: Ustaw schemat księgowy, gdzie opłaty bankowe, zawsze lądują w tym samym miejscu, czyli na usługach obcych. Po zaksięgowaniu zernij na zapisy konta Podatki i opłaty i zobacz czy coś tam przypadkowo nie zostało zaksięgowane.

3. Chaos ustawowy – PIT, VAT i rachunkowość w jednym umysłowym worku

Wiele osób myli zasady PIT, VAT i ustawy o rachunkowości, dlatego pokażę Ci, jak sobie to poukładać w głowie. To trzy osobne systemy – ale bez uporządkowanej ścieżki nauki naprawdę łatwo je pomieszać.

VAT rządzi się swoimi terminami rozliczenia i momentem powstania obowiązku podatkowego. Podatek dochodowy patrzy na przychody i koszty w innym ujęciu niż rachunkowe. Rachunkowość ma swoje własne zasady np. zasadę memoriału – które nie zawsze pokrywają się z podatkowym rozliczeniem tego samego zdarzenia. Brzmi jak MISZ MASZ.

Przykład: Faktura zakupu za usługę wykonaną w grudniu, ale wystawiona i zapłacona w styczniu. W rachunkowości trafia do kosztów grudnia (zasada memoriału), a w VAT rozliczasz zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego (data wpływu).

Jak tego uniknąć: Nie próbuj uczyć się tych trzech systemów naraz i „na wyczucie”. Najpierw uporządkuj podstawy każdego z nich osobno, a dopiero potem ćwicz sytuacje, w których się przenikają. Każdy dokument anlizuj z podziałem na VAT, Podatek dochodowy, Rachunkowość. To wiele uprości.

Jeśli to jest Twój problem, kurs Pełna księgowość w 7 dni pozwala Ci ułożyć sobie pełną księgowość w głowie krok po kroku. Po kursie zasady księgowe przestaną być dla Ciebie jednym wielkim kotłem, a staną się osobnymi, zrozumiałymi elementami.

4. Brak weryfikacji obrotówki po zakończonym miesiącu

To błąd, który mści się z opóźnieniem – a to najgorszy rodzaj błędu, bo nie widzisz go od razu. Skoro dokumenty są zaksięgowane, wydaje się, że miesiąc jest zamknięty. W praktyce dopiero obrotówka pokazuje, czy wszystko się zgadza.

Przykład: Przez kilka miesięcy nie sprawdzasz, czy salda kont się zgadzają. Na koniec roku okazuje się, że jedno konto rozrachunkowe ma saldo, którego nikt nie umie wytłumaczyć. Teraz trzeba przeglądać dziesiątki dokumentów wstecz, żeby znaleźć błąd, który dużo łatwiej było wyłapać od razu.

Jak tego uniknąć: Wypracuj nawyk sprawdzania obrotówki po każdym zamknięciu miesiąca. Nie musisz analizować wszystkiego, wystarczy, że sprawdzisz logikę sald na kluczowych kontach. To krótszy proces niż grzebanie w zapisach z całego roku.

5. Traktowanie polityki rachunkowości jak zbędnego dokumentu

Wiele początkujących księgowych uważa, że polityka rachunkowości to formalność, którą ktoś kiedyś przygotował i można ją zignorować. Nic bardziej mylnego – to dokument, który powinnaś przeczytać jako jeden z pierwszych, jeszcze zanim zaczniesz księgować daną firmę.

Polityka rachunkowości pokazuje m.in. przyjęte metody wyceny, zasady ustalania kosztów czy sposób prowadzenia ewidencji. Czyli konkretne decyzje, które mają wpływ na to, jak powinnaś księgować w tej właśnie firmie.

Przykład: Firma stosuje uproszczenie i księguje niskocenne środki trwałe bezpośrednio w koszty. Jeśli nie sprawdzisz tego w polityce rachunkowości, możesz błędnie założyć, że każdy środek trwały podlega amortyzacji, zamiast zaksięgować go od razu w koszty.

Jak tego uniknąć: Zanim zaksięgujesz pierwszy dokument w nowej firmie, znajdź politykę rachunkowości i przeczytaj przynajmniej część dotyczącą Twojego zakresu obowiązków. To 20 minut, które oszczędzi Ci godzin poprawek.

6. Brak pytań, bo Ci wstyd

To najbardziej „miękki” błąd z tej listy – i jednocześnie ten, który najbardziej blokuje rozwój. Wstydzisz się zapytać drugi raz o to samo, więc wolisz zgadywać albo księgować „na wyczucie”, zamiast dopytać.

To zrozumiałe – nikt nie chce wyjść na osobę, która „nic nie wie”. Ale w księgowości brak pytania kosztuje więcej niż samo pytanie. Błąd, który można wyłapać od razu, zostawiony bez weryfikacji, potrafi ciągnąć się przez kilka miesięcy.

Przykład: Nie jesteś pewna, czy dany koszt kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu – zamiast zapytać, księgujesz „tak jak zwykle”. Trzy miesiące później okazuje się, że powtarzałaś ten sam błąd we wszystkich kolejnych dokumentach tego typu.

Jak tego uniknąć: Zamień pytanie „czy to głupie pytanie?” na pytanie „ile będzie mnie kosztować, jeśli teraz nie zapytam?”. Samodzielność w księgowości nie bierze się z tego, że nigdy nie pytasz. Bierze się z tego, że rozumiesz, o co pytać.

Podsumowanie

Żaden z tych błędów nie oznacza, że nie nadajesz się do księgowości. Oznacza tylko, że wciąż budujesz system, w którym poszczególne elementy – konta, przepisy, dokumenty – zaczynają się ze sobą łączyć. To normalny etap, przez który przechodzi każda księgowa na starcie.

Jeśli rozpoznajesz siebie w więcej niż jednym z powyższych punktów, to znak, że przydałaby Ci się uporządkowana ścieżka. Nie kolejne przypadkowe wskazówki zbierane z dziesięciu miejsc.

Jeśli pełna księgowość wciąż Cię przerasta i chcesz przejść przez nią krok po kroku – od logiki kont, przez ksiegowanie, po sporządzanie sprawozdania finansowego – sprawdź kurs Pełna księgowość w 7 dni. To materiał, który prowadzi Cię przez cały proces tak, żebyś przestała zgadywać i zaczęła rozumieć, co robisz.