Faktury korygujące to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Wystawiamy je zarówno wtedy, gdy popełnimy błąd w pierwotnej fakturze, jak i w sytuacjach, gdy zmieniają się warunki transakcji, np. przyznajemy rabat lub klient zwraca towar.

O ile sama korekta dokumentu wydaje się prosta, to poprawne rozliczenie jej w podatku VAT i podatku dochodowym wymaga dobrej znajomości przepisów. Różne reguły obowiązują dla faktur korygujących „in minus” i „in plus”, a dodatkowo inne zasady dotyczą VAT, a inne podatku dochodowego. Jak więc prawidłowo ująć fakturę korygującą?

W tym artykule postaram się prosto wyjaśnić jak je rozliczać 🙂

Co to są faktury korygujące?

Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą, często zdarzają się sytuacje w których musimy skorygować naszą sprzedaż. A tutaj coś zostało zwrócone, albo popełniliśmy błąd przy wystawianiu faktury. No samo życie, zdarza się… Właśnie na tą okoliczność stosuje się praktykę wystawiania faktur korygujących.

Kiedy wystawić faktury korygujące?

Co do zasady są dwie przesłanki, w związku z którymi wystawiamy faktury korygujące. 

1. Błąd
2. Nowa okoliczność

I to, powiem wam jest kluczowe w momencie księgowania faktur korygujących.

Dlatego zróbmy kilka przykładów, aby zrozumieć, kiedy faktura korygująca wystawiana jest związku z błędem, a kiedy z nową okolicznością.

Przykład – Błąd
Firma „TechSolutions” sprzedała klientowi 10 sztuk monitorów, a na fakturze zamiast 800 zł za sztukę wpisano 900 zł. Klient zauważył błąd i zgłosił go. Sprzedawca wystawił fakturę korygującą, obniżającą cenę. My jako sprzedawca, popełniliśmy błąd, stosując złą cenę.

---

Przykład – Nowa okoliczność
Firma „SoftTech” sprzedała licencje na oprogramowanie swojemu stałemu klientowi za 50.000 zł, ale po kilku dniach postanowiła przyznać 10% rabatu za długoterminową współpracę. Wystawiła fakturę korygującą obniżającą wartość faktury o 5000 zł.

Rozumiemy już tą różnice?

Inne sposoby na zrobienie korekty

W obrocie gospodarczym możemy spotkać też inne dokumenty korygujące, czyli noty korygujące. Skoro jest faktura korygująca to po co wystawiać notę korygującą i na odwrót. 

Najprościej te różnice pokazać w tabeli

Problem	Faktury korygujące	Noty korygujące
Kto może wystawić?	Sprzedawca	Nabywca
Co może skorygować?	Wszystkie elementy faktury	Pozycje, które nie wpływają na wartość faktury
Czy musi być nazwana?	Może być informacja, że to faktura korygująca, ale nie musi	Musi być informacja “Nota korygująca”
Akceptacja	Nabywca nie musi akceptować	Wymaga akceptacji wystawcy faktury

Przykład
Hurtownia „FreshFood” wystawiła fakturę na 100 kg pomidorów, ale dostarczyła tylko 80 kg. Klient zgłosił różnicę, więc sprzedawca wystawił fakturę korygującą, zmniejszającą ilość i kwotę do właściwego poziomu.
Nabywca nie może wystawić noty korygującej, bo błędna ilość wpływa na wartość faktury.

---

Przykład
Firma „AutoParts” otrzymała fakturę z adresem starej siedziby. Aby poprawić dane, wystawiła notę korygującą, podając nowy adres.

Jak już mamy rozjaśnioną kwestie faktury i noty, to przejdźmy do tematu, który dla wielu z nas jest ciężki do zapamiętania i zrozumienia, czyli prawidłowe ujęcie faktur korygujących w odpowiednim czasie i dacie.

Ważne!
Ustawa VAT i Ustawa o podatku dochodowym to dwie różne ustawy z różnym podejściem do tego samego tematu! Pamiętaj, aby je oddzielić! 

Faktury korygujące w VAT

Jeśli chodzi o podatek VAT tutaj ważne jest, działanie etapami. Najpierw musimy określić czy faktura jest na minus czy na plus.

Sprzedawca

Faktura na minus (In minus)

Jeśli mamy do czynienia z fakturą na minus to w sumie nie interesuje nas okoliczność, która spowodowała wystawienie faktury korygującej. W tym przypadku, ważna jest data otrzymania dokumentacji uzgodnienia z nabywcą dokonania korekty oraz data wystawienia faktury korygującej. Obowiązek podatkowy powstanie wtedy jeśli posiadamy dokumentacje uzgadniającą korektę z nabywcą oraz wystawiliśmy fakturę korygującą.

Ważne! 
W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, sprzedawca nie posiada dokumentacji, że uzgodnił dokonanie korekty, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Ważne!
Jeśli przyczyną wystawienia takiej faktury korygującej jest pomyłka, również postępujemy w ten sam sposób!

Faktura na plus (In plus)

I to w tym przypadku jest dla nas ważna przyczyna korekty.

Powodem wystawienia faktury korygującej jest błąd.

W tym przypadku musimy się cofnąć do tego okresu w którym była wykazana faktura pierwotna i w tym miesiącu wykazać VAT z korekty.

Powodem wystawienia faktury korygującej jest nowa okoliczność.

W tym przypadku wykazujemy VAT z faktury korygującej w dacie wystawienia faktury korygującej. 

Nabywca

Faktura na minus (In minus)

W tym przypadku ważna jest dla nas data uzgodnienia korekty. Nie musimy posiadać faktury korygującej, aby powstał obowiązek podatkowy.

Faktura na plus (In plus)

W tym przypadku nie ma dla nas znaczenia okoliczność wystawienia faktury korygującej. VAT z faktury korygującej odliczymy w dacie otrzymania faktury korygującej. Dodatkowo podatnik rozliczający się miesięcznie ma jeszcze 3 miesiące na odliczenie VAT, a podatnik kwartalny – 2 kwartały.

Podsumowanie VAT

VAT	Sprzedawca	Nabywca
Faktura in minus	musi mieć dokumentacje uzgadniającą + wystawioną fakturę korygującą	w dacie uzgodnienia
Faktura in plus	Błąd – wtedy co faktura pierwotna, Nowa okoliczność – w dacie wystawienia faktury korygującej	data otrzymania faktury korygującej (+3 miesiące/+2 kwartały)

Faktury korygujące w podatku dochodowym

W podatku dochodowym, kluczową sprawą jest powód wystawienia faktury korygującej.

Sprzedawca

Powód: Błąd

Jeśli przyczyną korekty jest błąd na fakturze, nie ważne czy na plus czy na minus, cofamy się do miesiąca, w którym był wykazany przychód z faktury pierwotnej i go korygujemy.

Powód: Nowa okoliczność

Jeśli przyczyną korekty jest nowa okoliczność, nie ważne czy na plus czy na minus, korekty dokonujemy na bieżąco, w okresie w którym została wystawiona faktura korygująca.

Nabywca

Powód: Błąd

Jeśli przyczyną otrzymanej korekty jest błąd na fakturze, nie ważne czy na plus czy na minus, cofamy się do okresu, w którym był wykazany koszt uzyskania przychodu z faktury pierwotnej i go korygujemy.

Ważne!
Jeśli zostało złożone zeznanie roczne za rok, którego dotyczy korekta, korygujemy zeznanie podatkowe!

Powód: Nowa okoliczność

Jeśli przyczyną otrzymanej korekty jest nowa okoliczność, nie ważne czy na plus czy na minus, korekty kosztów uzyskania przychodu dokonujemy na bieżąco, w okresie w którym została otrzymana faktura korygująca.

Podsumowanie podatek dochodowy

Podatek dochodowy	Sprzedawca	Nabywca
Faktura in plus	Błąd – wtedy co faktura pierwotna, Nowa okoliczność – w dacie wystawienia faktury korygującej	Błąd – wtedy co faktura pierwotna, Nowa okoliczność – w dacie otrzymania faktury korygującej
Faktura in minus	Błąd – wtedy co faktura pierwotna, Nowa okoliczność – w dacie wystawienia faktury korygującej	Błąd – wtedy co faktura pierwotna, Nowa okoliczność – w dacie otrzymania faktury korygującej

Prawidłowe rozliczanie faktur korygujących w VAT i podatku dochodowym to kluczowy element księgowości, który wymaga uwzględnienia zarówno momentu wystawienia korekty, jak i jej przyczyny. 

Przepisy jasno wskazują, że w VAT istotna jest data uzgodnienia korekty między stronami, natomiast w podatku dochodowym liczy się powód wystawienia faktury korygującej – czy wynika ona z błędu, czy z nowej okoliczności. 

Pomimo skomplikowanych zasad, znajomość tych reguł pozwala uniknąć błędów i potencjalnych problemów podczas kontroli skarbowych.

Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć, jak poprawnie ujmować faktury korygujące. 

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
   • art. 106j – kiedy i jak wystawić fakturę korygującą?
   • art. 106k – kiedy i jak wystawić notę korygującą?
   • art. 29a ust. 13 – obowiązek podatkowy dla faktury korygującej powstaje w momencie uzgodnienia korekty