Prowadzenie księgowości i rozliczanie działalności to podstawowy obowiązek przedsiębiorcy. Dla wielu właścicieli firm, szczególnie tych z ograniczonym budżetem, kluczowe jest realizowanie tych zadań bez ponoszenia dodatkowych kosztów. W tym artykule przedstawiłam praktyczne rozwiązania, które odpowiedzą na pytanie jak prowadzić księgowość za darmo. Dowiecie się, jak uzyskać dostęp do narzędzi, które wam to umożliwią. Wszystko bez konieczności wydawania pieniędzy na płatne oprogramowanie. Zapraszam do lektury!
Spis treści
Jak wystawiać faktury za darmo?
Jeśli prowadzicie działalność, to waszym celem jest sprzedaż, a z tym wiąże się konieczność wystawiania faktur. Nie ma jednego wzoru faktury, który jest uważany za poprawny, natomiast aby taki był, koniecznie musi zawierać niezbędne pozycje, wskazane w ustawie.
Tych pozycji jest całkiem sporo, ale zawarcie ich wszystkich na fakturze, daje wam pewność, że dokument jest wystawiony prawidłowo.
Co musi zawierać faktura ?
Art. 106e. [Elementy składowe faktury] – Ustawa VAT
A teraz przejdziemy do sedna tego wpisu, czyli jak wystawiać faktury za darmo.
Wiele płatnych programów oferuje tę usługę jako część kompleksowych rozwiązań, ale istnieją sposoby, by zrobić to bez żadnych kosztów.
Sposób 1: Wystawienie faktury w Excelu
Jest to najprostszy sposób. Potrzebujecie jedynie podstawowej znajomości Excela. Posiłkując się listą pozycji, które są wymagane na fakturze, możecie łatwo stworzyć swój własny wzór faktury.
Jednak mam dla was jeszcze większe ułatwienie.
Przygotowałam już gotowy wzór faktury, który załączam poniżej. Prościej się już nie da 🙂
Jedyne co musicie zrobić po pobraniu to:
- uzupełnić prawidłowo wzór, według instrukcji,
- wydrukować lub zapisać do PDF
i już, faktura wystawiona za darmo, bez żadnego wysiłku.
Dużym plusem tego rozwiązania jest łatwość wprowadzania zmian i modyfikacji we wzorze według własnego uznania. Pamiętajcie jednak, aby zawsze zachować wymagane elementy faktury.
Sposób 2: Korzystanie z darmowych programów do fakturowania
To również jest bardzo dobry sposób, na wystawianie faktur. Najczęściej wystarczy tylko założenie darmowego konta w programie. Pamiętajcie jednak, że takie programy mają swoje ograniczenia, najczęściej w ilości wystawianych faktur. Po przekroczeniu limitu będziecie musieli wykupić abonament.
Program, z którego kiedyś korzystałam to Fakturowania.pl.
Jest to prosty i przejrzysty program, a to jest najważniejsze.
Jak prowadzić KPiR oraz ewidencje przychodów za darmo?
Chcecie prowadzić samodzielnie swoją księgowość. Zaczynając działalność, wcale nie jest to takie trudne, a w ten sposób ograniczacie koszty związane ze zleceniem księgowości na zewnątrz.
Pamiętajcie jednak, że prowadzenie swojej księgowości to dodatkowy obowiązek i czas, który musicie poświęcić na zdobywanie wiedzy z zakresu podatków i księgowości. Jeśli jednak uważacie, że dacie sobie z tym radę, podaje wam darmowe rozwiązania na to jak poprowadzić KPiR i ewidencje przychodów za darmo.
Sposób 1: Ewidencja w programie Excel
Tak jak w przypadku faktur, nie ma konieczności używania specjalnych programów do prowadzenia KPiR lub ewidencji przychodów. Wiadomo, płatne programy pozwalają na szybsze tworzenie zestawień i podsumowań, ale na samym początku Excel zupełnie wam wystarczy.
W tym miejscu zostawiam dla was wzór KPiR oraz ewidencji przychodów, do pobrania
Jeśli będziecie potrzebować pomocy, aby rozeznać się jak korzystać z powyższych arkuszy, napiszcie do mnie tutaj lub na Instagramie, chętnie pomogę 🙂
Inne ewidencje:
Jeśli potrzebujecie innych ewidencji w swojej firmie, również możecie je stworzyć i prowadzić w Excelu.
Jak rozliczać się z ZUS za darmo?
PUE ZUS to narzędzie pozwoli wam na zarządzanie swoim kontem w ZUS. Możecie tam podejrzeć również prywatne rzeczy, niezwiązane z działalnością np. zwolnienia lekarskie lub składki odprowadzane przez pracodawcę, natomiast, to co jest dla was najważniejsze, to to, że możecie tam tworzyć deklaracje rozliczeniowe, zgłoszeniowe, aktualizujące itd. i skutecznie wysyłać je do ZUS.
Dzięki PUE ZUS możecie m.in. składać wnioski, sprawdzać stan konta ubezpieczeniowego, pobierać zaświadczenia oraz kontaktować się z ZUS bez konieczności wizyty w placówce.
Poradnik — jak założyć PUE ZUS
Ważne!
Od 01.09.2024 PUE ZUS zostało przekształcone w eZUS. Natomiast funkcjonalność tego portalu pozostała bez zmian.
Jak rozliczać VAT całkiem za darmo?
Jeżeli jesteście czynnymi podatnikami VAT, musicie prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupu oraz dodatkowo przesyłać do Urzędu Skarbowego pliki JPK, w specjalnym formacie xml.
Co to dla was oznacza? Excel może już wam nie wystarczyć w tej sytuacji 🙁 , ale są na to inne darmowe sposoby.
Sposób 1: e-mikrofirma
Jest to aplikacja rządowa, która pozwala na darmowe wystawianie faktur, tworzenie rejestrów zakupu i sprzedaży oraz późniejsze sporządzanie i wysłanie JPK.
Wystarczy zalogować się na e-urządskarbowy, a później założyć konto na e-mikrofirma, uzupełniając tam wszystkie potrzebne dane.
Podstawowe informacje o e-mikrofrima:
- Przeznaczona jest dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
- Umożliwia wystawianie faktur krajowych
- Pozwala na zapisywanie krajowych faktur zakupu i dodawanie sprzedaży dla osób fizycznych
- Na podstawie wprowadzonych danych tworzy ewidencję VAT i deklarację VAT oraz generuje pliki JPK_VAT i JPK_FA.
Więcej informacji znajdziesz w poradniku przygotowanym przez Ministerstwo:
Podpisywanie i wysyłka JPK do systemu Ministerstwa Finansów realizowana jest przez automatyczne przekierowanie do narzędzia Klient JPK WEB, w którym masz trzy możliwości zatwierdzenia (podpisania) wysyłanych dokumentów:
- podpis kwalifikowany
- dane autoryzujące (przychód)
- profil zaufany
Więcej informacji o wysyłce JPK znajdziesz w poradniku:
Sposób 2: Formularz uproszczony JPK_VAT
Jeżeli nie chcecie zakładać konta na e-mikrofirma, a tylko wysłać JPK, możecie skorzystać z formularza uproszczonego JPK_VAT.
Został on wprowadzony, aby ułatwić małym i średnim przedsiębiorcom obowiązek raportowania danych, dotyczących podatku VAT. Formularz ten zawiera mniej szczegółowych danych niż standardowy JPK_VAT, co upraszcza jego wypełnianie i przesyłanie do Urzędu.
Więcej informacji formularzu uproszczonym znajdziecie w poradniku:
Poradnik formularz uproszczony JPK_VAT
Jak założyć rachunek firmowy i prowadzić go za darmo?
Odrębny rachunek bankowy dla jednoosobowej działalności gospodarczej (mikro przedsiębiorcy) nie jest prawnie wymagany. Do prowadzenia swojej firmy możecie używać prywatnego rachunku, natomiast polecam przemyśleć kwestie założenia rachunku firmowego.
Ważne!
Jeśli jesteś podatnikiem VAT, ważne jest, aby Twój rachunek bankowy był wpisany na tzw. białą listę. Należy pamiętać, że na tę listę może być wpisany wyłącznie rachunek firmowy, a nie prywatny. Brak wpisu na białej liście może negatywnie wpłynąć na Wasz wizerunek w oczach klientów i partnerów biznesowych, którzy mogą mieć trudności z weryfikacją Waszego rachunku bankowego.
Zalety prowadzenia rachunku firmowego:
- Założenie odrębnego rachunku firmowego dla działalności pozwoli wam na lepsze zarządzanie wydatkami firmowymi.
- Jeśli w przyszłości zdecydujecie się na korzystanie z usług księgowości lub będziecie mieli kontrolę skarbową, nie trzeba będzie ujawniać się ze swoimi prywatnymi wydatkami.
- W przyszłości będziecie mieli łatwiejszą drogę w uzyskaniu kredytu na firmę, bo prowadzenie odrębnego konta, pozwoli wam na zbudowanie wiarygodności oraz zdolności kredytowej o charakterze firmowym.
Ważne!
Prowadzenie odrębnego rachunku firmowego dla jdg, nie zabrania wam korzystania z firmowych pieniędzy na cele prywatne.
Polecam jednak aby prywatnych płatności nie dokonywać, bezpośrednio z rachunku firmowego, ale przelewać kwotę z rachunku firmowego na prywatny i dopiero wtedy dokonywać zakupów.
Taką operację możecie zatytułować np. przelew własny.
Nie używajcie w takich przelewach sformułowania „dywidenda”, bo taki tytuł wskazuje, że ta kwota podlega dodatkowemu opodatkowaniu.
Prowadzenie rachunku firmowy, wcale nie musi was dużo kosztować, a wręcz może być darmowe. Sprawdzajcie rankingi kont firmowych, na dany miesiąc, i załóżcie taki, który przyniesie wam najwięcej korzyści.
Przykładowy ranking kont firmowych na wrzesień 2024.
Bankier – ranking kont firmowych 2024
Prowadzenie księgowości bez ponoszenia dodatkowych kosztów jest możliwe, jeśli skorzystacie z odpowiednich narzędzi i metod.
Artykuł przedstawia praktyczne sposoby na darmowe wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji w Excelu oraz korzystanie z bezpłatnych programów, takich jak e-mikrofirma. Możecie również skorzystać z prostych rozwiązań do rozliczania się VAT, takich jak formularz uproszczony JPK_VAT.
Odrębny rachunek firmowy, chociaż nie jest obowiązkowy, może przynieść wam korzyści w zarządzaniu finansami firmy.
Czy macie doświadczenia z darmowym prowadzeniem księgowości? Jakie narzędzia lub metody sprawdziły się u Was najlepiej?
Podzielcie się swoimi wskazówkami! 😀
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
- art. 106e
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
- Załącznik nr 1 – wzór KPiR
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- Załącznik nr 1 – wzór ewidencji przychodów
Dodaj komentarz