Najem prywatny i VAT, bardzo rzadko są ze sobą kojarzone. I to o nim często zapominamy i zakładamy z góry, że skoro, w podatku dochodowym najem prywatny nie jest działalnością gospodarczą, to tak samo będzie w przypadku podatku VAT, a to dwa odrębne podatki, które działalność gospodarczą definiują w różny sposób. 

Najem prywatny – czy trzeba rozliczać VAT?

Wynajmując mieszkania w ramach najmu prywatnego, kluczowym będzie to, co my właściwie wynajmujemy. 

Najem prywatny na cele mieszkaniowe

Kiedy wynajmujesz komuś mieszkanie, a najemca będzie w nim tylko mieszkał, nie będziesz miał obowiązku rozliczania VAT, więc nie martwisz się, że powinieneś go płacić.

Jest to zwolnienie przedmiotowe. W tym przypadku zawsze będzie mieć zastosowanie stawka „zw”.

Najem prywatny na cele inne niż mieszkaniowe

Wynajem na cele inne niż mieszkaniowe nie jest zwolniony z VAT, jak to jest w przypadku wynajmu na cele mieszkaniowe.

Jednak nie ma konieczności rejestracji do VAT, jeśli kwota przychodu nie przekroczy 200.000,00 zł w ciągu roku. 

Jest to zwolnienie podmiotowe. Do póki nie przekroczysz limitu 200 000,00, możesz korzystać ze stawki „zw”.

Limit 200.000,00 jest proporcjonalny, więc jeśli zaczynasz wynajmować w połowie roku, limit wynosi 100.000,00 zł. 

Przykład
Pani Anna od początku roku wynajmuje mieszkanie za kwotę 3.000 zł/msc oraz parking za kwotę 500zł/msc. Czy musi rozliczać VAT?
Przychód zwolniony z VAT: 3.000,00 × 12 miesięcy = 36.000,00
Przychód niepodlegający zwolnieniu z VAT: 500,00 × 12 miesięcy = 6.000,00
Kwota 6.000,00 nie przekracza 200.000,00, więc nie trzeba rejestrować się do VAT.

Czy refaktura energii też jest objęta podatkiem VAT? 

Jeżeli chodzi o rozliczenie mediów z najemcami, to najczęściej spotyka się dwa sposoby:

Pobieranie od najemcy stałej opłaty za energię doliczaną do czynszu. 

W tym przypadku kwota za media będzie opodatkowana taką samą stawką co czynsz.

Jeżeli wynajem jest na cele mieszkaniowe, dla czynszu stosujemy stawkę „zw”, więc dla mediów, również będziemy taką stosować.

Wynajmujący zawsze dostaje tę samą kwotę i nie jest ona zależna od rzeczywistego zużycia.

Rozliczanie się z najemcą wg faktycznego zużycia (tzw. refaktura mediów)

Wynajmujący wraz z otrzymaniem faktury od dostawcy mediów, żąda od najemcy pokrycia kosztów. W tym przypadku wynajmujący jest tylko pośrednikiem, między dostawcą energii a najemcą. Nie ma żadnych korzyści z tego, że taką energię odsprzedał. 

W tym przypadku kwota dotyczy mediów powinna być refakturowana z taką samą stawką co otrzymana faktura zakupu. 

Oznacza to, że nie jest ważne czy wynajmujesz nieruchomość na cele mieszkaniowe, czy nie, media będą zwolnione z VAT ale do limitu 200.000,00 zł.  

Przykład
Pani Anna od 01.01.2023 wynajmuje mieszkanie-czynsz (czynsz 5.000,00zł/msc) z parkingiem (250zł/msc). Dodatkowo obciąża najemców rzeczywistymi kosztami zużytych mediów. Zużycie za 2023 rok wynosiło 11.000,00 zł. Czy na 31.12.2023 Pani Anna powinna już rejestrować się do VAT? 
Wynajem na cele mieszkalne: 5.000 * 12 = 60.000 (podmiotowo zwolniony z VAT)
Wliczany do limitu 200.000,00 (zwolnienie podmiotowe)
parking: 250 * 12 = 3.000,00
media: 11.000,00
Razem: 14.000,00 < 200.000, czyli nie ma obowiązku rejestracji do VAT.

Najem prywatny, kiedy musisz zarejestrować się do VAT

Jeśli wynajmujesz mieszkania w ramach najmu prywatnego, czyli jako osoba fizyczna, nieposiadająca działalności gospodarczej i wiesz, że przekroczysz limit 200.000,00 zł w roku, będziesz musiał zarejestrować się do VAT.

Transakcja, która spowoduje przekroczenie limitu, już powinna być opodatkowana stawką właściwą, a ty już powinieneś być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Co musisz zrobić, gdy wiesz, że za chwilę przekroczysz limit 200.000,00zł?

1. Musisz uzyskać numer NIP

Jesteś osobą fizyczną, która nie posiada działalności, to nie masz obowiązku posiadania NIP. Jednak, aby móc zarejestrować się do VAT, konieczne będzie podanie numeru NIP.

Aby taki numer NIP został nadany osobie fizycznej, konieczne będzie złożenie formularza NIP-7.

Zgłoszenie złóż przed wykonaniem pierwszej czynności związanej ze swoją działalnością.

Na co zwrócić uwagę w uzupełnianiu deklaracji?

1. Nie wpisujesz numeru NIP, bo go nie posiadasz,
2. W sekcji „A” wybierasz:
   • Status ewidencyjny “ 2. osoba podlegająca zarejestrowaniu …”
   • Przeznaczenie formularza “ 1. zgłoszenie identyfikacyjne “
3. Nie wypełniasz sekcji C i D2. 

Możesz ten formularz dostarczyć do Urzędu osobiście, listownie lub elektronicznie (podpisany podpisem kwalifikowanym). 

2. Musisz dokonać zgłoszenia do VAT na dokumencie VAT-R.

Kolejnym krokiem, jaki musisz wykonać, to zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Takiego zgłoszenia dokonasz na formularzu VAT-R. 

Na co zwrócić uwagę w uzupełnianiu deklaracji?

1. W polu 1. wpisujesz twój nowo nadany numer NIP.
2. W sekcji B.1, zaznaczasz, że jesteś osobą fizyczną.
3. W sekcji C.1, zaznaczasz poz. 35. „Podatnik utracił zwolnienie, o którym mowa w art. 113 ust.1 itd.”

Możesz ten formularz dostarczyć do Urzędu osobiście, listownie lub elektronicznie (podpisany podpisem kwalifikowanym), podobnie jak to miało miejsce w przypadku NIP-7. 

3. Powinieneś zgłosić rachunek na białą listę na formularzu NIP-7

Po założeniu konta firmowego znowu trzeba wypełnić NIP-7, tym razem zgłoszenie aktualizujące. 

Na co zwrócić uwagę w uzupełnianiu deklaracji?

1. W poz. 1 już wpisujesz numeru NIP. 
2. Wypełniasz sekcje A, B.
3. W sekcji D.2.1 uzupełniasz numer rachunku. 

Numer rachunku, powinien się pojawić na białej liście w przeciągu kilku dni. Jeśli tak się nie stanie, najlepiej skontaktować się z Urzędem Skarbowym i dopytać o tę kwestię. 

Co się stanie jeżeli nie będziesz miał rachunku na białej liście?

Prawdopodobnie, twoi kontrahenci nie będą chcieli zapłacić ci za wystawione faktury. 

Nowe obowiązki w związku z byciem czynnym podatnikiem VAT

Po zarejestrowaniu do VAT będziesz miał nowe obowiązki z tym związane.

1. Będziesz zobowiązany do wystawiania faktur. 
2. Będziesz musiał przesyłać do US deklaracje VAT co miesiąc
3. Będziesz musiał odprowadzać podatek VAT do US, jeśli tak będzie wynikać z deklaracji

Jak wystawiać faktury?

1. Jeśli nadal nie przekroczyłeś limitu 200.000,00 zł i korzystasz ze zwolnienia. 

Oprócz danych podstawowych, o których wspominałam we wpisie „Najem prywatny, a podatek dochodowy”, koniecznie na fakturze trzeba dodać na jakiej podstawie korzystasz ze zwolnienia. 

Jeśli faktura będzie za najem na cele mieszkalne:

„Podatnik korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art.43 ust.1 pkt 36”

Jeśli faktura będzie za najem na cele inne niż mieszkalne lub za np. media 

„Podatnik korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art.113 ust.1”

2. Jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, bo przekroczyłeś limit 200.000,00 zł

Od tego momentu, będziesz zobowiązany zacząć wystawiać faktury. 

Nadal faktury za czynsz mieszkalny będziesz wystawiał ze stawką „zw”. 

Jednak już faktury za pozostałe rzeczy, już nie możesz wystawiać ze stawką „zw”, ale już z właściwymi 23%/8%/5%.

Jakie masz inne obowiązki w związku z najmem prywatnym?

Kasa fiskalna

Temat kasy fiskalnej, najczęściej poruszany jest gdy już jesteś czynnym podatnikiem VAT, ponieważ wtedy musisz wystawiać faktury. Jednak osobom fizycznym z reguły faktur się nie wystawia, za to wystawia się paragony.

Zastanów się teraz, komu wynajmujesz swoją nieruchomość? Osobie fizycznej, czy firmie. 

Jeśli firmie, to nie ma problemu. Wystawiasz fakturę za czynsz ze stawką 23%. 

Jeśli osobie fizycznej to nasuwa się pytanie, czy trzeba mieć kasę fiskalną i na nią nabijać taką sprzedaż?  

Na szczęście nie, jeśli spełni się określone warunki.

„Wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła”

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22.12.2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących

Jeśli najemca, który jest osobą fizyczną, dokonana zapłaty za wynajem za pośrednictwem banku, nie będziesz musiał wystawiać do tego paragonu. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy wynajem jest na cele mieszkalne, czy inne.

Super, że udało ci się dotrzeć do tego momentu, więc zapraszam Cię na kolejny wpis

„Najem prywatny, a podatek dochodowy”

Podstawa prawna

1. USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22.12.2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
   • załącznik 1 pkt. 25