Samochód w firmie to nie tylko wygoda i narzędzie pracy, ale też temat pełen podatkowych niuansów. Niezależnie od tego, czy chodzi o jego zakup, wynajem, tankowanie, czy serwisowanie – wszystko wiąże się z przepisami, które warto znać, aby prawidłowo rozliczyć VAT i koszty podatkowe. W tym artykule w przystępny sposób wyjaśnię, jak te zasady działają w praktyce, i na co zwrócić szczególną uwagę, zwłaszcza w przypadku samochodów osobowych.

Samochody w firmie, czyli jakich wydatków dotyczą te zasady?

Zasady podatkowe dotyczące samochodów w firmie obejmują nie tylko same pojazdy, ale również wszystkie wydatki związane z ich użytkowaniem i eksploatacją. Każda z tych kategorii może podlegać odliczeniu VAT lub być uwzględniana w kosztach podatkowych, jednak z uwzględnieniem określonych przepisów.

Jakich operacji dotyczą szczególne zasady podatkowe?

1. Zakup lub wytworzenie samochodu
   • także dotyczy części do tego samochodu
2. Używanie samochodu, na podstawie:
   • umowy najmu,
   • umowy dzierżawy,
   • umowy leasingu
   • innej umowy o podobnym charakterze np. umowy użyczenia
3. Zakup paliwa
   • wszystkie paliwa do samochodu
   • energia elektryczna do samochodów elektrycznych
4. Usługi naprawy i konserwacji pojazdów samochodowych
   • serwisy, przeglądy, wymiana opon itd.
   • mycie samochodu
5. Inne towary i usługi związane z eksploatacją lub używaniem pojazdów
   • parkingi
   • opłaty za przejazd autostradą
   • abonament radiowy
   • akcesoria samochodowe

Ogólnie pod szczególne zasady odliczenia podatku VAT podlegają wszelkie zakupy, które są związane z samochodami.

Jakich samochodów nie dotyczą szczególne zasady?

Nie wszystkie samochody i związane z nimi koszty podlegają tym szczegółowym zasadom.

Wyłączeniu podlegają:

1. Samochody dostosowane do przewozu minimum 10 osób, wliczając kierowcę, co musi być potwierdzone dokumentacją wydaną zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.
   • Np. autobusy
2. Pojazdy, gdzie konstrukcja pojazdu uniemożliwia lub sprawia, że użycie pojazdu w celach prywatnych jest marginalne lub nieistotne.
   • Np. ciężarówki, koparki itd.

Sprawa wygląda tak, że jeżeli pojazd jest typowym pojazdem do działalności, to nie musi stosować szczególnych zasad, bo nikt go nie będzie podejrzewał o używanie takiego pojazdu do swoich prywatnych celów.
Słuchajcie, raczej nikt ciężarówką nie będzie codziennie odwoził dzieci do szkoły.

Zasady o których za chwilę powiem będą dotyczyć najbardziej samochodów osobowych, które w łatwy sposób można wykorzystać również prywatnie i dlatego są ograniczenia w odliczeniu VAT i w zaliczeniu kosztów w koszty podatkowe.

Samochody w VAT

Podatek VAT w przypadku samochodów firmowych jest ściśle związany z tym, w jaki sposób pojazd jest wykorzystywany w działalności. To, czy samochód służy wyłącznie celom firmowym, czy jest także używany prywatnie, ma kluczowe znaczenie dla możliwości odliczenia VAT. Przepisy przewidują różne poziomy odliczenia – od pełnego, przez częściowe, aż po brak odliczenia – w zależności od sytuacji.

Jeśli chodzi o VAT, to najważniejsze jest, aby określić, do czego w praktyce ten samochód jest używany. Jest kilka opcji:

1. Samochód używany tylko do celów działalności gospodarczej
2. Samochód używany do celów działalności gospodarczej i do celów prywatnych tzw. użycie mieszane
3. Samochód nieużywany do celów działalności gospodarczej

Przejdźmy do omówienia każdej z powyższych sytuacji.

Case 1: Samochód używany tylko do celów działalności gospodarczej

Odliczenie VAT: 100%, ale trzeba spełnić określone warunki

Warunki:

1. Trzeba zgłosić samochód do US na formularzu VAT-26.
2. Prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, zgodnie z wytycznymi z ustawy
   • więcej na temat ewidencji pisałam tutaj.
3. Wprowadzić regulamin dotyczący używania samochodu, który wyklucza jego użytek na cele prywatne
4. Używać samochodu tylko do celów działalności gospodarczej

Dopiero spełnienie wszystkich warunków pozwoli na odliczenie 100% VAT od zakupu samochodu i jego kosztów eksploatacji.

Case 2: Samochód używany do celów mieszanych

Odliczenie VAT: 50%, bez spełnienia dodatkowych warunków

Sytuacja jest o tyle prosta, że bez spełniania dodatkowych warunków możesz zawsze odliczyć 50% VAT. Musisz natomiast w jakimś stopniu używać samochodu do działalności gospodarczej.

Case 3: Samochód nieużywany do celów działalności gospodarczej

Odliczenie VAT: brak

Jeśli nie używasz samochodu do działalności gospodarczej w żadnym stopniu, to nie możesz odliczać od niego VAT.

Samochody w podatku dochodowym

W podatku dochodowym samochody firmowe są rozliczane w zależności od ich użytkowania, ale również ze względu na podmiot, który je posiada. Dodatkowo inne zasady obowiązują przy nabyciu a inne przy ponoszeniu kosztów eksploatacji.

Te zasady mogą się wydawać nieco bardziej skomplikowane, ale dacie radę! 😀

Nabycie samochodu

Jaki sposób nabycia?

Pewnie od razu nasuwa się wam zakup samochodu i to jest bardzo logiczne, ale oprócz zakupu, tych same zasady stosujemy do najmu czy leasingu.

Czy ważny jest sposób użytkowania?

Nie ważne czy nabyty samochód jest używany do celów działalności, czy w sposób mieszany, trzeba wprowadzić ograniczenie w kosztach uzyskania przychodu.

Wysokość kosztów uzyskania przychodu: Limit 150.000/ 225.000 zł

W koszty uzyskania przychodu nie można zaliczyć większej wartości samochodu niż:

1. 220 tys. w przypadku samochodów elektrycznych
2. 150 tys. w przypadku samochodów pozostałych

Pamiętaj jednak, że jeżeli zdecydujesz się na używanie samochodu w sposób mieszany, 50% nieodliczonego VAT zwiększa twoją wartość początkową samochodu.

Co to oznacza w praktyce?

Przykład
Pan Jan kupił samochód spalinowy za 130 tys. netto +23% VAT. Postanowił, że będzie go używał w sposób mieszany w działalności gospodarczej. Ile wyniesie odliczony VAT i KUP?

FV: netto – 140.000; VAT – 32.200; brutto – 172.200
VAT: samochód używany, więc VAT odliczony to 16.100
Wartość samochodu: 140.000+16.100=156.100
Wartość przekracza 150.000, więc trzeba policzyć współczynnik, który określa procentowo ile można zaliczyć w KUP.
Współczynnik KUP : 150.000/156.100= 96,09%

Po co liczymy ten współczynnik?

Dlatego, że w koszty nie dajemy od razu całego samochodu, tylko zaczynamy go amortyzować. Każdy odpis amortyzacyjny trzeba przemnożyć przez współczynnik.

Przykład Cd.
W naszym przykładzie odpis amortyzacyjny miesięczny wynosi ok. 2.602. Natomiast w koszty uzyskania przychodu możemy zaliczyć 96,09% tej wartości, czyli ok. 2.500 zł.

A jak jest z polisą ubezpieczeniową?

1. OC – 100% wartości jest KUP
2. NNW – 100% wartości jest KUP
3. Assistance – 100% wartości jest KUP
4. AC – do wysokości współczynnika
5. GAP – do wysokości współczynnika

Koszty eksploatacyjne samochodu

Wyliczenie wartości kosztów eksploatacji samochodów jest zależne od dwóch czynników, od tego kto jest właścicielem pojazdu i w jaki sposób jest używany.

Rodzaj samochodu

1. Samochód firmowy,
   • samochód, który jest na środkach trwałych, amortyzowany lub faktury za najem wystawiane są na firmę
2. Samochód prywatny
   • samochód niewprowadzony do firmy, ale tylko używany do celów działalności

Sposób używania samochodu

1. Samochód używany tylko do celów gospodarczych
2. Samochód używany w sposób mieszany

Możliwe konfiguracje

Rodzaj samochodu	Sposób używania	% wartość KUP
Samochód firmowy	tylko do celów działalności	KUP 100%*
Samochód firmowy	używany w sposób mieszany	KUP 75%
Samochód prywatny	używany w sposób mieszany	KUP 20%

* trzeba dodatkowo prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu

Przykład
Pan Jan używa samochodu prywatnego również do celów działalności gospodarczej. Kupił paliwo za 100 netto + 23% VAT.
VAT do odliczenia: 23 x 50%= 11,50
KUP: (100+11,50) x 20%=22,30

Rozliczanie samochodu w firmie może wydawać się skomplikowane, ale znajomość podstawowych zasad pozwala uniknąć błędów. Najważniejsze to wiedzieć, że im bardziej samochód jest używany do celów firmowych, tym więcej korzyści podatkowych możesz uzyskać – zarówno w zakresie odliczenia VAT, jak i kosztów uzyskania przychodu. Dzięki zrozumieniu tych zasad nie tylko rozliczysz wszystko zgodnie z przepisami, ale też zadbasz o finanse swojej firmy.

Jakie zasady dotyczące samochodów w firmie sprawiają Ci najwięcej trudności? Zostaw komentarz, a postaram się rozwiać Twoje wątpliwości! 🙂

Podstawy prawne

1. Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
   • art.86a ust.2 – transakcje, których dotyczą szczególne zasady odliczenia VAT od samochodów
   • art.86a ust.3 – samochody, których ograniczenie w odliczeniu VAT nie dotyczą.
   • art.86a ust.7 – co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu
2. Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
   • art.23 ust.1 pkt 4 – limit kosztów podatkowych przy nabyciu samochodu
   • art.23 ust.1 pkt 46-47a – ograniczenie kosztów podatkowych samochodów i ich kosztów eksploatacji